Mit knappen Personalressourcen klug haushalten

Excel-Personalsteuerungsdatei: Instrument für Träger zur Personaleinsatzsteuerung

Personalsteuerungsdatei

Das Instrument ermöglicht Trägern eine Optimierung des Personaleinsatzes durch Ausschöpfung des in der Kita-Personalverordnung § 2 geregelten Dispositionsspielraums und verhindert, dass Personalengpässe als solche nicht rechtzeitig erkannt werden. Der Einsatz des Instruments ermöglicht einen vom Gesetzgeber geschaffenen Spielraum auszunutzen, Personalengpässe abzufedern und die Mindestpersonalausstattung im Jahresmittel zu sichern.

Die Personalbemessung pro Kind und Betreuungszeitraum an vier Stichtagen im Jahr schafft eine große Flexibilität in der Zusammensetzung der Gruppen und eine dreimonatige Planungssicherheit für die Finanzierung des Personals.

Aber: Die Lage des Stichtags VOR dem Zahlungszeitraum und die bekannten jahreszeitlichen Schwankungen in der Belegung machen eine vorausschauende Personalplanung erforderlich, weil ein nicht gut geplanter Personaleinsatz zu Überlastungen der Mitarbeiter*innen und zur Minderung der Betreuungsqualität führen. Gerade weil die Personalausstattung noch verbesserungsfähig ist, muss das bemessene und finanzierte Personal möglichst effizient eingesetzt werden.

Dazu muss der Planungsblick über die Woche und den Monat auf das gesamte Jahr ausgeweitet werden und die Zeiträume der PersonalZUMESUNG und des PersonalEINSATZES entkoppelt werden, damit nicht die gerade finanzierte Personalmenge eingesetzt wird, sondern die jeweils erforderliche. Die notwendige Bereitschaft der Mitarbeiter*innen zu flexiblen Arbeitszeiten wird insbesondere beim Einsatz eines Jahresarbeitszeitmodels belohnt durch ein festes Monatsgehalt, das nicht an die sich verändernde Wochenarbeitszeit angepasst wird;

  • für den Träger entfällt die Notwendigkeit, die Zeitumfänge von Arbeitsverträgen den jeweiligen Finanzierungen oder aktuellen Belastungsspitzen anzupassen;
  • die Herausforderung für die Leitung, den Personaleinsatz in größeren Zeiträumen und vorausschauend zu planen wird belohnt, weil Belastungsspitzen vermieden und für erkennbar größeren oder geringeren Arbeitsanfall planend Vorsorge getroffen werden kann.

Bei der Umsetzung einer vorausschauenden Personalplanung, die gleichzeitig das zur Verfügung stehende Finanzvolumen im Auge hat, hilft Ihnen diese Personalsteuerungsdatei. Zur Funktionsweise des Tools und zum Thema "Mit Ressourcen klug haushalten" sowie zum Thema "Jahresarbeitszeitmodell" hat das MBJS Webinare gefördert. Die Aufzeichnungen können online abgerufen werden unter:

Weitere Hinweise zum Tool:

Wenn sich Personalschlüssel ändern, muss diese Änderung auch in der Personalsteuerungsdatei vorgenommen werden. Für die entsprechenden Zellen ist ein Zellschutz vorgesehen. Das Passwort für den Zellschutz der Personalschlüssel lautet: KitaG§10-1. Dies ist das Passwort zum Ändern des Personalschlüssels auf den einzelnen Monatstabellenblättern und ist auf eben dem jeweiligen Monatstabellenblatt einzugeben.

Die Änderung vollzieht man wie folgt: Oben rechts im Datenblatt den Button „zusätzliche Monatsblätter einblenden“ bestätigen. Danach im Reiter „August“ den Zellschutz mit dem Passwort aufheben und die neuen Werte für KiGA bis 6 Stunden (0,069) und über 6 Stunden (0,086) eintragen. Dies entspricht den ab 01. August 2017 vorbehaltlich der Verabschiedung des Kita-Gesetzes geltenden Schlüsseln von 1:11,5 und 0,8:11,5. Dieser veränderte Wert wird dann für alle zukünftigen Monate übernommen.

Bitte berücksichtigen: Mit der Freigabe des Passwortes und den nun möglichen Änderungen der Ausgangsdatei liegt alle Verantwortung für die Datei nunmehr beim Nutzer.


letzte Änderung am 27.07.2017